総務課(事務・受付) の仕事
職種一覧
事務職は入居者様とご家族様、来館者様への対応と経理、電話対応が主な仕事です。業務の一つとして、入居者様のお金をお預かりしているので、出金入金のミスがないよう正確さが大切になります。
また、受付ではご家族様と一番最初にお顔を合せる場所なので、笑顔と気配りが大切になってきます。入居者様やご家族とのコミュニケーションをとり、安心してお過ごしいただけるように心がけています。
1日の流れDAILY STREAM OF TIME
-
- 朝礼・清掃・挨拶
- その日にある、入居者様の予定・行事や職員の業務予定まで確認と情報共有をします。受付・ロビーは必ず人が出入りするところなので、清潔に保つために毎朝掃除をしています。そして、出入りされる方皆さんに、笑顔で挨拶をしています。
-
- オムツや物品の発注
- 火・木・金がオムツの発注日なので、在庫の確認をして、必要な数だけ発注をしています。また、トイレットペーパーやティッシュなどの物品は入居者様だけでなく、職員も使用するので、在庫を確認しながら足りなくなることがないように注意しています。
-
- 郵便物の受渡・発送
- 夕方になると新聞や郵便物が届きます。それらを仕分けして管理表に記入し、入居者様やご家族へお渡しします。また、職員や入居者様が出される郵便物も配達員さんへお渡しして、発送します。
-
- 食数（入居者様や職員の食事の数）の管理
- 翌日の必要な食事数を厨房と共有するため、毎日、朝・昼・夕・デイサービスの食事数を表で出力しています。また、外出外泊での食事のキャンセルも受付で行います。
-
- 経理業務
- 入居者様のお買い物や、支払い、会社の物品購入など一日頻繁に現金の移動が発生します。すべての業務が終了したら、その日の出金入金を確認し、金庫の管理をしています。
仕事内容JOB DESCRIPTION
請求業務
毎月10日に入居者様の、前月に発生した料金を請求する業務です。主に、家賃・共益費・生活相談安否確認・サポート費をはじめ、オムツ代、クリーニング代、クリニック受診料など全額を事務局全員で確認し、請求書を郵送もしくは手渡しでお渡ししています。
月末締め
毎月、末日にその月に使用した消耗品の費用を、関連する業者に支払う為の作業です。食事数・オムツ・物品・クリーニング代などを、業者からの納品書と実数を比較し間違いが無いか確認していきます。数字の照らし合わせですので、正確さが要求されます。
館内でのイベント対応
私たち事務局の人間は、事務作業ばかりする訳ではありません。各館内で『カラオケの日』や『ネイルの日』などさまざまなイベントで、入居者様と楽しむことも大事な業務のひとつです。たまには、入居者様と一緒に歌を歌ったり、食事をしたり、お一人お一人が笑顔で楽しんでいらっしゃる姿に、私も嬉しくなります。
